Workshop Paperless Office dengan Google Apps for Education (GAfE) di Tata Usaha MAN 5 Jakarta

Tenaga Kependidikan MAN 5 Jakarta mengikuti pelatihan Paperless Office dengan mengimplementasikan Google Apps for Education (GAfE), kegiatan ini dihadiri oleh seluruh Tenaga Kependidikan MAN 5 Jakarta yang berjumlah 10 orang dan dibuka oleh Kepala Urusan Tata Usaha MAN 5 Jakarta bapak Sugiharto. Kegiatan ini bekerja sama dengan PT. Sena Avindo dan Google Educators Group (GEG) East Jakarta. Kegiatan dilaksanakan di MAN 5 Jakarta dengan nara sumber bapak Adhitya Yulian (PT. Sena Avindo), bapak Okdafid dan bapak Catur Yoga Meiningdias (Google Educators Group (GEG) East Jakarta).

Konsep  paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas. Jadi diharapkan Paperless Office tidak diterjemahkan sebagai “Bebas Kertas”. Filosofinya adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas dan digitalisasi dokumen.

Pada dasarnya  Paperless Office memiliki banyak manfaat diantaranya adalah : mengurangi dampak lingkungan dari penggunaan kertas yang berlebihan, bisa hemat biaya, hemat waktu, efisiensi tempat dan meningkatkan produktivitas. Ditambah lagi dengan format digital, penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.

Maraknya kampanye “Go Green” kerap terdengar di telinga kita sejak beberapa tahun yang lalu. Tidak hanya di Indonesia, kampanye ini telah tersebar hingga seluruh belahan dunia. Salah satu kampanye yang sering difokuskan adalah misi penghematan kertas. Google Apps for Education (GAfE) sangat cocok diterapkan di Madrasah dalam mendukung penerapan Kantor Modern dan Go Green.

Materi yang dipelajari dalam kegiatan Pelatihan Paperless Office dengan GAfE:

1. Google Mail: Madrasah Aliyah Negeri (MAN) 5 Jakarta memiliki email resmi berbasis Pendidikan dari Google, sehingga setiap Tenaga Kependidikan, Pendidik dan Peserta Didik memiliki alamat email dengan format: user@man5-jkt.sch.id. Email ini difungsikan sebagai alat komunikasi dan informasi di MAN 5 Jakarta. Sehingga penyebaran informasi sangat mudah dilakukan, karena akan terkirim langsung di Smartphone Android PTK dan Peserta Didik secara real time. 
2. Google Hangout: Dengan Google Hangout dimana pun kita berada selama ada koneksi internet dapat berkomunikasi secara real time tatap muka, fasilitas ini akan digunakan nantinya dalam kegiatan pembelajaran jarak jauh yang membutuhkan video conference/streaming dan lain-lainnya, sehingga dirasa perlu Tenaga Kependidikan MAN 5 Jakarta untuk mempunyai kompetensi dalam peggunaan teknologi ini.
3. Google Drive: Google Drive untuk Pendidikan berbeda dengan Google Drive biasa yang kita gunakan. Google Drive MAN 5 Jakarta berbasis Google Apps for Education memiliki kapasitas Unlimited (tanpa batas) sehingga sangat cocok dijadikan sebagai tempat dokumen digital dalam menerapkan Paperless Office. Mudahnya dalam scan dokumen biasa ke bentuk digital, mudahnya sharing data dengan dibatasi akses khusus MAN 5 Jakarta, keamanan data yang dikelola oleh Google sesuai perjanjian internasional, mudahnya data diakses melalui perangkat Smartphone, PC, dan Notebook.
4. Google Docs dan Sheets: Google Docs dan Sheets merupakan aplikasi pengolah kata dan pengolah angka yang dapat diakses atau digunakan secara offline dan online, aplikasi ini hampir sama dengan Microsoft Office, sehingga penggunaannya sangat mudah. Aplikasi ini memiliki Add On yang dapat mempermudah kita dalam membuat dokumen pengolah kata maupun angka. 
5. Google Forms: Google Forms adalah aplikasi Formulir online, dimana kita dapat membuat sebuah formulir online dengan mudah tanpa memiliki pengetahuan programming, hanya dengan klak klik kita dapat membuat sebuah formulir yang diperuntukkan pengumpulan data, seperti data siswa, data guru, survey dan lain sebagainya.
6. Google Classroom: Google Classroom sangat cocok diimplementasikan oleh Pendidik di MAN 5 Jakarta, karena dapat dijadikan sebagai tempat Kegiatan Belajar Mengajar peserta didik, penilaian, tugas, materi dapat tersusun rapih di aplikasi ini. Sebagai Tenaga Pendidik yang profesional, harus juga mengetahui apa itu Google Classroom sehingga nantinya dapat membantu Pendidik dalam penggunaan Google Classroom.

MAN 5 Jakarta sudah memiliki akses internet yang cepat, mudah-mudahan dalam kegiatan ini menambah kompetensi Tenaga Kependidikan dalam menerapkan Kantor Masa Depan dengan menggunakan Google Apps for Education.